En stolt EDOK-general Sigbjørn Skaar fra Rikstrygdeverket åpnet konferansen 9. november. EDOK er blitt en institusjon for brukere, leverandører og andre fagfolk. Evalueringsskjemaene viser at en tredjedel av årets deltagere helt sikkert deltar neste år også - det er hittil bare én som sikkert ikke deltar neste år.

Programkomiteen hadde ikke bare skaffet engasjerende foredragsholdere innen aktuelle temaer, men bidro også selv med en nøye koreografert presentasjon av utviklingen innen dokumentbehandling de siste ti år, og utfordringene og mulighetene fremover.

Kredittilsynetsdirektør Bjørn Skogstad Aamo påpekte i sitt åpningsforedrag at nettbasert betaling i dag er sikrere enn papirbasert. Han var bekymret for internasjonaliseringens langsiktige svekking av norsk IT-kompetanse innen bank og finans. - Men det er vår jobb er å være litt bekymret, tilføyde han.

Ikke rot det til for bankene!

På spørsmål om ikke bankene har erstatningsansvar ved fusk med kredittkort i utenlandske drosjer, utbrøt Skogstad Aamo:

- Vær samvittighetsfulle samfunnsborgere og ikke rot det til mer enn nødvendig for bankene!

Hva er et dokument?

Dokumentets fremtid ble belyst i flere foredrag. - Kan et view inn i en database kalles et dokument? Offentlighetsloven gir en definisjon av dokument som en "logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium". Innbefatter dette vedlegg i ulike formater - og hvis dokumentet inneholder URLer, inngår da den tilhørende nettsiden i dokumentet? Er et chatinnlegg et dokument?

Selve ordet dokument er en metafor som endrer innhold over tid, men metaforene overlever. Jon Bing påpekte at Lagre-knappen fortsatt har bilde av en diskett - et medium som ikke brukes av altfor mange lenger.

Morgendagens rettssaker

Sentral arkivering av e-post og vedlegg var også svært aktuelle og populære temaer. Det offentlige har behov for å bevare for fremtiden, og Sarbanes-Oxley-loven i USA kan sammen med EUs 8. direktiv sende bedriftsledere i fengsel hvis bedriften ikke kan dokumentere transaksjoner og spore dokumenter som er knyttet til en handel.

- Men e-postmeldingers faktiske og rettslige verdi som dokumentasjon eller som "bevis" avhenger ikke av om meldingene er lagt i arkiv, påpekte Riksarkivets Bjørn Bering. I en rettslig sammenheng vil både innhold og kontekstinformasjon ha interesse.

- Det er umulig å vite hva som kan bli morgendagens kildemateriale, sa underdirektør Anne-Mette Spilling i Helse- og omsorgsdepartementet. Den aktuelle saken med mulig erstatning til barnehjemsbarn illustrerer hvordan tilsynelatende uviktige dokumenter flere tiår senere kan brukes til å dokumentere hvem som har lidd overlast.

Dokumentbehandling og ventilasjon

Men dokumentbehandling er mye mer enn selvforsvar - det skaper også verdier gjennom kunnskapsforvaltning. Nettverket Verdiskaperne, som ble startet av EDOK-komiteens Inger-Mette Gustavsen i DNV, trakk en fullsatt sal i sitt engasjert forsøk på å rydde opp i det engelske begrepsapparatet.

- To ting får man aldri får helt orden på: dokumentbehandling og ventilasjonssystemer, sukket Karin Habbestad i Statkraft. - Jeg ville lykkes bedre som misjonær i Afrika enn i å misjonere for dokumentbehandling.

Når blårussen taler

Hun innrømmet samtidig at dokumentbehandling ikke nødvendigvis var like viktig for alle:

-Hvis du tjener en million på et minutt, kan det virke lite hensiktsmessig å bruke et kvarter på dokumentere hvorfor og hvordan. Så når blårussen taler, er det ofte slik det blir.

Nettverkets forslag til norske navn på og en hierarkisk modell med IM, KM, CM, DM, RM og teknologi fremgår av EDOK-dokumentasjonen.

Tolket for døve

Formidling av teknologiske termer, trendy begreper og TBF-er kan være utfordring nok. På EDOK 2005 ble for første gang en del av foredragene døvetolket - noe som tiltrakk seg en god del interesse.

Det er et billig poeng å påstå at mange ledere vender det døve øret til behovet for gode dokumentbehandlingssystemer. Men det hersket stor enighet på EDOK om at det kan koste dyrt hvis ikke ledelsen tar ansvar på dette området. Paneldebattleder Truls P. Berg spådde at det vil skje mer de neste 5 årene enn de siste 20.

Om 1000 år er intet glemt

Riksarkivar John Herstad hadde et litt lengre fremtidsperspektiv: - Med "fremtiden" mener vi fremtiden. Tusen år er minimum. Vi har de samme forpliktelsene.

EDOK-komiteen tar ett år om gangen. Men årets rekord i både antall deltagere og utstillere lover godt for flere vellykkede konferanser.

Det går nesten i arv - blant årets deltagere var seniorkonsulent Hege Marthinsen i Finansdepartementet, datter av EDOK-komiteens egen Bjørg Nyborg i Statens forvaltningstjeneste.

Og her ligger EDOK-dokumentasjonen.

Spørsmål eller tilbakemeldinger?
Diskuter artikkelen i forumet!