IT Matters - sjekkliste for IT-strategi

Dataforeningens Sjekkliste for IT-strategi ble lansert for ti år siden for å fylle kommunikasjonskløften mellom IT-folk og forretningsledelse. En solid samling fagfolk med ulik bakgrunn skapte en trykksak som ble en suksess på alle måter. Nå kommer en ny publikasjon, som er mye mer enn en revidert sjekkliste.

- I dag er IT blitt en så integrert del av nesten alle virksomheters operasjoner, at det blir feil å se på det som en frittstående enhet. Det er vevd inn i operasjonene, påpeker Johs Haukvik i IBM, som har stått for den praktiske gjennomføringen av prosjektet som begynte med sjekklisterevidering, men som vokste til trykksaken IT Matters.

- Tittelen er selvsagt også et ordspill på den pågående debatt, både i bransjen og for øvrig, om IT er av strategisk betydning, sier Haukvik, til daglig konsulent i IBM Global Services.

IT kan gi strategiske effekter
- Vår påstand er at IT er strategisk viktig - men kanskje med andre egenskaper ut fra et strategiperspektiv enn det vi hadde for 10-20 år siden. Teknologien er neppe strategisk i seg selv, siden den er tilgjengelig for alle. Men anvendelsen av teknologien kan gi vesentlige strategiske effekter - både positive og negative. Derfor har vi valgt å si at dette er ikke en sjekkliste, men et hjelpemiddel.

Målgruppen er IT-ledere som ønsker å forbedre sin dialog med virksomhetsledelsen, som ønsker å bli tatt på alvor og bli med i strategiprosessen. Men IT Matters er også nyttig for virksomhetsledere og økonomiansvarlige som vil forstå og samhandle med IT-funksjonen.

- Fremfor alt er dette en publikasjon som er myntet på SMB-virksomheter; de som i en del tilfeller bare har en "IT-vaktmester", og i hvert fall ikke et stort antall IT-medarbeidere, og som skal prøve å ta seg frem i denne verden, sier Haukvik.

Nyttig før konsulentene leies inn
- Publikasjonen skal være et hjelpemiddel og alternativ som de kan se på før de hyrer innen konsulenter til 1000-2000 kroner timen i sin eventuelle strategiprosess.

En rekke erfarne fagfolk har deltatt i arbeidet. I tillegg har IT-folk i 5-10 utvalgte bedrifter gjennomgått publikasjonen, og kommet med tilbakemeldinger som har forbedret både tilgjengelighet og forståelse.

IT Matters er tematisk nært beslektet med Dataforeningens konferanse IT i praksis i mars, om strategisk anvendelse av IT. Men publikasjonens innhold vil også bli utdypet og illustrert på en egen strategikonferanse 24. mai, hvor Dataforeningen i samarbeide med Siviløkonomene/KAN skaper en møteplass for virksomhetsledere og IT-ledere.

Innholdsfortegnelse

1. Sammendrag - en kortfattet beskrivelse
2. Bruksanvisning
3. Hensikt - Ser på ITs betydning som del av Områdets strategi, og hvorfor det kan være hensiktsmessig å etablere en egen IT-strategi.
4. Kritiske suksessfaktorer - Viktige forhold som bør være behandlet før utarbeidelse av strategien kan begynne.
5. Prosessen - En gjennomgang av viktige forberedelser og trinn i gjennomføringen
6. Innhold - Elementer som kan inngå i IT-delen av Områdets strategi, sortert alfabetisk.
7. Realisering - Momenter for å sikre gjennomføringen av strategien gjennom utarbeidelse av handlings- og tiltaksplaner.
8. Evaluering - Momenter for å måle om tiltakene er gjennomført i tråd med de handlings- og tiltaksplaner som er lagt, samt sikre læringseffekten. Ble målet nådd?
9. Forkortelser og henvisninger er eksempel på et plandokument, forklaring av forkortelser og henvisning til andre informasjonskilder

Kapittel 1: Sammendrag
IT er i dag en integrert del av de fleste virksomheters infrastruktur, og ofte en forutsetning for en effektiv drift. Formålet med "IT Matters" er å

• synliggjøre IT som en ressurs i virksomheten,
• øke bevisstheten om IT som et element i virksomhetens strategi, og
• bidra til en bedre kommunikasjon mellom IT-ledere og virksomhetsledere.

"IT Matters" kan brukes ved utarbeidelse og vedlikehold av en virksomhetsstrategi . for å oppnå en bevisst vurdering av IT som en innsatsfaktor. Dokumentet kan anvendes på ulike Områder (Område er benyttet som betegnelse på den delen av virksomheten som strategiprosessen omfatter, fra virksomhetsnivå og til avgrensede deler.)

I noen tilfeller kan det i tillegg være aktuelt å utarbeide en egen IT-strategi, for å sikre den vedtatte bruken av IT for realisering av virksomhetsstrategien. Den resulterende IT-strategien kan dokumenteres i egen rapport, eller integreres i virksomhetens strategidokument. .IT Matters. kan også benyttes til slike prosesser.

"IT Matters" inneholder elementer som kan inngå i alle typer av IT-strategier, samt prosessene som leder fram til disse. Framstillingen er generell og ikke tilpasset noen spesiell metode for strategiarbeid. De enkelte elementene er ikke noe mål i seg selv, men et hjelpemiddel for å bidra til at IT blir anvendt optimalt for den enkelte virksomhet.

"IT Matters" er inndelt i 9 kapitler. I tillegg er det utarbeidet et sett av tabeller som presiserer innholdet i kapitlene 5-8, til bruk i gjennomføringen av strategiprosessen - enten ved første gangs gjennomføring, eller for revisjon.

Erfaringer viser at mange virksomheter ikke oppnår de forventede gevinster ved bruk av IT. En grunnleggende problemstilling er manglende kjennskap til sammenhengen mellom IT-satsingen og virksomhetens resultater. Gode strategiprosesser kan i slike tilfeller være limet som bedrer denne sammenhengen. Målet med "IT Matters" er å være et hjelpemiddel i disse prosessene, slik at en virksomhet utnytter IT på en optimal måte i forhold til sine forretningsmål.

Forløperen til "IT Matters" ble utformet gjennom et prosjekt i Den norske Dataforening, Østlandet, høsten 1994. Dette dokumentet ("Sjekkliste for IT-strategi") har blitt benyttet i betydelig omfang.

I 2004 ser vi at det ikke bare er et spørsmål om optimal IT-anvendelse: Utviklingen av Internett, og utbredelsen av elektronisk samhandling innen offentlig og privat sektor, gjør i dag IT til en av flere innsatsfaktorer i en virksomhets verdiskaping - som muliggjøring av nye forretningsmodeller og som forbedring av tradisjonelle modeller.

Det er Den norske Dataforenings ønske at denne revisjonen av sjekklisten skal bli en veiviser og nyttig hjelpemiddel både for virksomhetsledere og IT-ansvarlige ved utarbeidelse og oppfølging av en virksomhets strategi - samtidig som dokumentet fortsatt ivaretar IT-spesifikke forhold som kan ha strategisk betydning.

"IT Matters" er laget som et hjelpemiddel for

• ledere som ønsker en bevisst vurdering av IT som en del av virksomhetens strategi
• IT-sjefer, IT-ansvarlige som ønsker å være aktive bidragsytere i strategiarbeidet
• styringsgrupper, prosjektgrupper og arbeidsgrupper som er ansvarlige for utforming av en virksomhetsstrategi, og som ønsker å se lenger enn de tradisjonelle virkemåtene

"IT Matters" er ikke

• en lærebok i hvordan man lager en IT-strategi og dens innhold
• selvforklarende for personer uten erfaring på området
• delt opp på samme måte som selve strategidokumentet
• en fasit over detaljeringsnivå av de enkelte punkter
• en innholdsfortegnelse for en IT-strategi
• en støtte til generelle forretnings- og ledelsesrelaterte forhold

Faggruppen for Ledelse og Strategi i Dataforeningen Østlandet, som ledes av Helene Midtskau, Verdipapirsentralen, har hatt ansvaret for revisjonen. Johs Haukvik, IBM, har stått for den praktiske gjennomføringen av prosjektet. Øvrige deltakere har vært:

• Dorothy Olsen, daVinci Consulting AS
• Gunnar Bråthen, www.eguiden.no
• Klaus Illemann Johansen, Prudentia as
• Ole Martin Nilsen, Norsk institutt for vannforskning (NIVA)
• Renny Bakke Amundsen, EUCIP Norge AS
• Sveinung Dammen, selvstendig forretningsutvikler
• Tor Aabo, IBM

I tillegg har følgende personer gitt verdifulle bidrag i den endelige redigeringen:

• Tone Hoddø Bakås, Norges Bank
• Tom Fjeldstad, OBOS
• Tormod Kristiansen, Aetat Arbeidsdirektoratet
• Roar Lundeby, Bladcentralen
• Ulrich Raddatz, Europeiske Forsikring
• Erna Kristin Strupstad, Bohus

Den Norske Dataforening takker alle som har bidratt.