Spørsmål- og svarliste for EDOK 2008 utstilling og leve...

Hva er EDOK?
EDOK er Dataforeningens årlige konferanse for elektronisk dokumentbehandling og samler 250-300 deltagere fra hele landet. Konferansen tilbyr faglig oppdatering og nettverksbygging blant brukere og leverandører innenfor arkiv- og dokumentbehandling.
Website: http://dataforeningen.no/edok

Når og hvor foregår EDOK?
EDOK foregår fra og med tirsdag 11.11. til og med torsdag 13.11. 2008 på Clarion Hotel Oslo Airport, Sør-Gardermoen. Tlf. 63 94 94 94
Website: http://www.choicehotels.no/NO070

Hvor foregår utstillingen?
Utstillingen arrangeres i en helt ny Multiarena (tidligere Badeland), som vil være tilknyttet konferanseområdet og være det naturlige myldreområde. All servering i pausene vil foregå i utstillingsområdet.

Når skjer påmelding til EDOK?
Deltagerpåmelding vil skje i september/oktober 2008
Utstillerpåmelding bør skje innen 16. juni 2008
Bekreftelse av påmelding for deltagere oktober 2008
Bekreftelse av påmelding for utstillere i slutten av juni 2008

Hvordan skjer påmeldingen?
Det er laget ulike skjemaer for påmelding i forbindelse med EDOK.
Skjema for påmelding av utstiller følger invitasjonen.
Link til skjema for påmelding av konferansedeltager vil komme på Dataforeningens websider når programmet er ferdig.

Hvor mange utstillingsplasser er tilgjengelig?
Det er i år tilrettelagt plass for 30 stands på ca. 6 m² i utstillingslokalet.

Hvordan foregår tildeling av utstillingsplasser?
Plassering av utstillerne foregår ved trekning.

Er jeg garantert plass ved påmelding til utstillingen?
Antall utstillingsplasser er begrenset til 30, og det pleier å bli overbooket. Ved tidlig påmelding er det derfor større sjanse for å få plass.

Hva koster en utstillingsplass?
Prisen er i år satt til
 kr. 27.000,- + mva. for utstillere som deltar med presentasjon i leverandørenes time
 kr. 21.000,- + mva. for dem som ikke ønsker å delta med presentasjon.
Hotelloppholdet kommer i tillegg.

Hva inkluderer en utstillingsplass?
• Stand ca. 6 m²
• Elektrisk oppkobling
• Rektangulære bord og stoler etter behov
• Logo m/link til egne hjemmesider på elektronisk program
• Trykket program for utsendelse til egne kontakter
• Deltagelse på konferansen for 1 person
• Cocktail til deltagerne første kvelden

Hva kan bestilles ekstra til en utstillingsplass?
• Høye, runde barbord koster kr. 138,- inkl. moms pr. bord.
• W-LAN skrapekort fra Telenor (trådløst nettverk) er gratis og kan hentes i resepsjonen eller konferansedisken.

Hvor mange kan delta på en utstillingsplass?
Hver utstiller kan ha maks 2 personer som standpersonell. Dersom det er ønskelig å ha flere enn 2 personer på stand, må det betales full konferanseavgift for disse. Friplass for konferansedeltagelse for 1 person er inkludert i utstillingsavgiften. Detaljert påmeldingsskjema for utstillere vil bli tilsendt på et senere tidspunkt.

Hva er Leverandørenes time?
Det er satt av 2 timer i programmet til leverandørpresentasjoner, og dette er en god mulighet for utstillere til å presentere sine ideer i et større forum. Leverandørpresentasjonene foregår i 3 paralleller, og hver presentasjon kan vare i 15 minutter med 5 minutters pause før og etter. Deltagelse i Leverandørenes time bestilles samtidig med utstillerplassen.

Hvordan bør innholdet i Leverandørenes time være?
Vi foreslår at innholdet i den 15 min. presentasjonen er mest mulig faglig, og ikke en salgspresentasjon av firmaet. F.eks. kan man presentere sin strategi for innføring av elektronisk dokument- eller saksbehandling, strategi for døgnåpen forvaltning, forslag til utarbeidelse av kravspesifikasjon eller lignende.

Hvilke muligheter har leverandør til å påvirke hvem som kommer til egen stand?
Flere utstillere har gitt oss negative tilbakemeldinger på måten Leverandørcocktailen er organisert på. I 2007 forsøkte vi å etterkomme et av ønskene fra leverandørene i denne forbindelse ved at leverandørene selv kunne påvirke hvem de ønsket å få besøk av på sin stand. Dette gav ikke ønsket virkning. I år vil derfor cocktailen bli servert i utstillingslokalet, men deltagerne kan velge fritt hvilke stands de ønsker å besøke. Det blir derfor opp til utstillerne selv å være så kreative at deltagerne får lyst til å se hva som foregår på den enkelte stand!

Når kan utstillingen settes opp?
Utstillingslokalet er tilgjengelig fra kl. 07.30 tirsdag 11. november, og dere kan montere frem til konferansen åpner.

Hvordan bestilles hotell og måltider?
Dataforeningen bestiller hotellrom for utstillerne, vennligst kryss av for om det er ønskelig med overnatting på detaljert skjema for utstillere. Dette blir tilsendt på et senere tidspunkt. Husk å skrive inn dato, antall og navn på de personene som skal overnatte. Vi kan ikke garantere rom på konferansehotellet dersom det ikke oppgis navn på rombestilling.

Hvordan skjer oppgjør med hotellet?
Pensjonsprisen, som er kr. 1695,- pr. døgn, inkluderer frokost, lunsj og middag, og betales direkte til hotellet ved avreise. Dataforeningen vil fakturere for drikke og tillegg for festmiddag.

Hvordan bestille mat hvis jeg bare skal stå på stand?
De utstillere som kun skal stå på stand og ønsker å delta på lunsjer og middager må krysse av for dette på detaljert skjema. Dataforeningen vil fakturere for måltidene og drikke.

Hvordan foregår leverandørcoctailen?
Cocktailen serveres i utstillingslokalet, og deltagerne kan fritt velge hvilke stands de ønsker å besøke. Vi oppfordrer derfor utstillerne til å sørge for at deltagerne opplever noe morsomt/interessant på standen. Noen leverandører benytter anledningen til å markedsføre sitt firma ved hjelp av sponsoreffekter som deles ut til deltakerne. Cocktailen inngår i utstilleravgiften.

Hvordan bestiller jeg teknisk utstyr til standen?
Ta direkte kontakt med hotellet ved Monika 63 94 94 38 fra 1. oktober 2008

Hvem har ansvar for utstilt utstyr?
Den Norske Dataforening og Clarion Hotel Oslo Airport påtar seg intet ansvar for de utstilte produkter, utstyr og tredjepersons eiendeler. Utstiller må selv dekke alle de nødvendige forsikringer.

Hvordan får deltagerne oversikt over utstillerne?
Som tidligere år lager vi en oversikt over utstillernes plassering i utstillingslokalet, slik at deltagerne lettere kan orientere seg og finne frem til de leverandører de ønsker å snakke med. Denne oversikten ligger i deltagernes mapper.

Leverandørquiz
I 2006 startet vi med en spørreskjema/konkurranse med premier, der deltagerne skulle finne rett svar på ett spørsmål pr. leverandør. Leverandørene foreslo selv spørsmålet. Vi vil gjenta quizen i år. Om ønskelig kan leverandørene lage spørsmål som øker sannsynlighetene for at deltagerne må en tur innom leverandørstander for å finne svarene (vi har observert at det tidligere har fungerte slik).

Profilering av eget firma via link på Dataforeningens WEB-sider for EDOK 2008
Som i tidligere år vil de påmeldte leverandørene få sin logo i programmet på web. Logoen er linket til leverandørenes hjemmesider.

Hvem kan svare på andre spørsmål?
Skulle dere ha ytterligere spørsmål vedrørende utstillingen eller arrangementet, vennligst ta kontakt med Siri Gulbrandsen på tlf.: 22 36 48 93 eller
Marianne Ellefsen, tlf.: 22 36 48 95

Denne spørsmålslisten vil holdes oppdatert på Den Norske Dataforenings websider