Ofte Spurte Spørsmål (FAQ)

12. oktober 2005

Spørsmål- og svarliste for
EDOK 2005 utstilling og leverandørenes time

Hva er EDOK?
EDOK er Dataforeningens årlige konferanse for elektronisk dokumentbehandling og samler 250-300 deltakere fra hele landet. Konferansen tilbyr faglig oppdatering og nettverksbygging blant brukere og leverandører innenfor arkiv- og dokumentbehandling.

Når og hvor foregår EDOK?
EDOK foregår fra og med onsdag 9.11. kl. 1500 til og med fredag 11.11. 2005 kl. 1300 på Clarion Hotel Oslo Airport, Sør-Gardermoen, 2060 Gardermoen. Tlf. 63 94 94 94.

Hvor foregår utstillingen?
Utstillingen arrangeres integrert i konferanseområdet. For at utstillingen skal kunne fungere som en integrert del av konferansen, vil all servering i pausene foregå i utstillingsområdet.

Når skjer påmelding til EDOK?
Deltakerpåmelding vil skje i september/oktober 2005
Utstillerpåmelding bør skje innen 26. mai 2005
Bekreftelse av påmelding for deltakere september/oktober 2005
Bekreftelse av påmelding for utstillere i løpet av juni 2005

Hvordan skjer påmeldingen?
Det er laget ulike skjemaer for påmelding i forbindelse med EDOK.
Skjema for påmelding av utstiller følger invitasjonen.
Link til skjema for påmelding av konferansedeltaker vil komme på Dataforeningens websider når programmet er ferdig.

Hvor mange utstillingsplasser er tilgjengelig?
Det er i år tilrettelagt plass for 24 stands på ca. 6 m² i utstillingslokalet. Det vil også være mulighet for å stille ut på ”Flystripen”, som er vrimleområdet utenfor konferanselokalene.

Hvordan foregår tildeling av utstillingsplasser?
Plassering av utstillerne foregår ved trekning.

Er jeg garantert plass ved påmelding til utstillingen?
Antall utstillingsplasser er begrenset til 24, og det pleier å bli overbooket. Ved tidlig påmelding er det derfor større sjanse for å få plass.

Hva koster en utstillingsplass?
Prisen er i år satt til
• kr. 25.000,- + mva. for utstillere som deltar med presentasjon i leverandørenes time
• kr. 20.000,- + mva. for dem som ikke ønsker å delta med presentasjon.

Hva inkluderer en utstillingsplass?
• Stand ca. 6 m²
• Elektrisk oppkobling
• Rektangulære bord og stoler etter behov
• Logo m/link til egne hjemmesider på elektronisk program
• Trykket program for utsendelse til egne kontakter
• Deltakelse på konferansen for 1 person
• Cocktail til deltakerne første kvelden

Hva kan bestilles ekstra til en utstillingsplass?
• Høye, runde barbord koster kr. 110,- + moms og frakt
• ISDN-linje og bredbånd koster begge kr. 520,- pr. dag
• W-LAN skrapekort fra Telenor (trådløst nettverk) koster kr. 150,- pr. stk. og varer ca. 24 timer.

Hvor mange kan delta på en utstillingsplass?
Grunnet begrenset lokalfasilitet, kan hver utstiller ha maks 2 personer som standpersonell. Dersom det er ønskelig å ha flere enn 2 personer på stand, må det betales full konferanseavgift for disse. Friplass for konferansedeltakelse for 1 person er inkludert i utstillingsavgiften. Detaljert påmeldingsskjema for utstillere vil bli tilsendt på et senere tidspunkt.

Hva er Leverandørenes time?
Det er satt av 2 timer i programmet til leverandørpresentasjoner, og er en god mulighet for utstillere til å presentere sine ideer i et større forum. Leverandørpresentasjonene foregår i 4 paralleller, og hver presentasjon kan vare i 15 minutter med 5 minutters pause før og etter. Deltakelse i Leverandørenes time bestilles samtidig med utstillerplassen.

Hvordan bør innholdet i Leverandørenes time være?
Vi foreslår at innholdet i den 15 min. presentasjonen er mest mulig faglig, og ikke kun en salgspresentasjon av firmaet. F.eks. kan man presentere sin strategi for innføring av elektronisk dokument- eller saksbehandling, strategi for døgnåpen forvaltning, forslag til utarbeidelse av kravspesifikasjon eller lignende.

Når kan utstillingen settes opp?
Konferansen innledes onsdag 9. november. med kurs før selve konferansen åpner kl. 15.00. Fra morgenen av og til konferansen åpner kan utstillingen settes opp.

Hvordan bestilles hotell og måltider?
Dataforeningen bestiller hotellrom for utstillerne, vennligst kryss av for om det er ønskelig med overnatting på detaljert skjema for utstillere. Dette blir tilsendt på et senere tidspunkt. Husk å skrive inn dato, antall og navn på de personene som skal overnatte. Vi kan ikke garantere rom på konferansehotellet dersom det ikke oppgis navn på rombestilling. Vi forutsetter at de personer som overnatter skal delta på middag dag 1 og festmiddag dag 2.

Hvordan skjer oppgjør med hotellet?
Pensjonsprisen som er kr. 1365,- pr. døgn, inkluderer frokost, lunsj og middag, og betales direkte til hotellet ved avreise. Dataforeningen vil fakturere for drikke og tillegg for festmiddag.

Hvordan bestille mat hvis jeg bare skal stå på stand?
De utstillere som kun skal stå på stand og ønsker å delta på lunsjer og middager må krysse av for dette på detaljert skjema. Dataforeningen vil fakturere for måltidene og drikke.

Hvordan foregår leverandørcoctailen?
Cocktailen serveres på utstillernes stands kl. 19.30. Deltakerne får en bong utlevert i deltakermappen hvor det står på hvilken stand han/hun vil få servert sin cocktail. Det blir ca. 15 deltakere pr. stand og vi oppfordrer utstillerne til å sørge for at deltakerne opplever noe morsomt/interessant på standen. Noen leverandører benytter anledningen til å markedsføre sitt firma ved hjelp av sponsoreffekter som deles ut til deltakerne. Cocktailen inngår i utstilleravgiften.

Hvordan bestiller jeg teknisk utstyr til standen?
Ta direkte kontakt med hotellet ved Monica Jensen, telefon 63 94 94 38 fra 3. oktober 2005

Hvem har ansvar for utstilt utstyr?
Den Norske Dataforening og Clarion Hotel Oslo Airport påtar seg intet ansvar for de utstilte produkter, utstyr og tredjepersons eiendeler. Utstiller må selv dekke alle de nødvendige forsikringer.

Hvordan får deltakerne oversikt over utstillerne?
Som tidligere år lager vi en oversikt over utstillernes plassering i utstillingslokalet, slik at deltakerne lettere kan orientere seg og finne frem til de leverandører de ønsker å snakke med. Denne oversikten ligger i deltakernes mapper.

Hvem kan svare på andre spørsmål?
Skulle dere ha ytterligere spørsmål vedrørende utstillingen eller arrangementet, vennligst ta kontakt med Nina Sæther i Dataforeningens Servicekontor på tlf.: 22 36 48 93 eller e-post:
nina.saether@dataforeningen.no.