Det handler om arbeidsmiljø: Hvordan Ice skapte en aktivitetsbasert arbeidsplass

Da ice skulle flytte fra Bryn til Nydalen «smakte de seg gjennom hele Oslo». — Kaffe er viktig, sier DNA-direktør Mette Hopsdal. Men det er bare en liten detalj i det store puslespillet som har gitt ice en av Oslos mest moderne og innovative arbeidsplasser.

Den 4. desember 2017 lukket telekom-selskapet Ice.net døren bak seg i kontorene på Bryn. Samtidig skiftet de navn til bare ice. De nye lokalene i Nydalsveien 18B hadde de selv utformet ned til minste detalj.

Natur og miljø

På vektskåla som avgjorde valget var friheten til å utforme arbeidsmiljøet viktig, men viktig var også de naturnære omgivelsene og andre miljøfaktorer.

— I den fine sommeren i fjor var det mange som gikk bort og badet i Akerselven i lunsjen, sier DNA-direktør Mette Hopsdal.

— Vi har felles sykkeltimer på Sats i Nydalen, folk bruker området til «gåmøter», mange løper eller sykler til jobb, og — ikke minst — bygget vårt er et av få bygg i Norge som er sertifisert miljøbygg etter Breeam-standarden.

Men ice sitt mål var først og fremst å skape en hypermoderne, aktivitetsbasert arbeidsplass. Mette Hopsdal har sammen med flere andre hatt en sentral rolle i dette. Metropolis har vært interiørarkitekt.

— Det var et kjempestort prosjekt med fem underprosjekter som involverte mange, mange av de ansatte, forteller hun.

Mette er ansvarlig for HR-funksjonen i ice, og da hun ble hentet dit for to år siden var det under tittelen DNA-direktør, en tittel som gir et signal om at dette er en bedrift som tenker nytt i sin tilnærming til sine menneskelige ressurser. Som DNA-direktør har Mette ansvar både for «Det Nye Arbeidslivet» og virksomhetens «DNA».

Blanke ark

Da ice tegnet kontrakt med Avantor om nye lokaler, var det bare blanke ark. Bygget var helt nytt og den påtroppende leietakeren fikk anledning til å være med på å skape det fysiske arbeidsmiljøet de ville ha fra A-Å.

Det passet fint, for de hadde noen ganske radikale idéer som de nå fikk anledning til å sette ut i livet. Mette Hopsdal beskrev i forkant flytteprosessen som «vår hittil viktigste øvelse når det gjelder endring».

— Vi ville lage en aktivitetsbasert arbeidsplass, forteller hun. — Det handler om å tenke nytt om hvordan vi jobber. Ingen har faste plasser. Den enkelte velger selv hvor han eller hun skal jobbe basert på arbeidsoppgavene som skal gjøres, hvem de skal jobbe med – eller noe så trivielt som dagsformen den dagen.

I året som gikk forut for flyttingen ble de ansatte trukket dypt inn i endringsprosessene.

— Vi spurte folk om de ville være med å utforme sine nye arbeidsplasser, og bygget slik det fremstår i dag er i stor grad også et resultat av medarbeidernes ønsker og innsats.

Resultatet er også blitt en lokal «turistattraksjon».

— Det kommer folk fra fjern og nær som vil se hvordan vi har utformet lokalene, forteller Mette.

Tre akser

En aktivitetsbasert arbeidsplass består av tre dimensjoner: den menneskelige, den fysiske og den tekniske.

— Vi har fått mange tilbakemeldinger om at vi langt på vei har lykkes med alle disse tre dimensjonene.

Når du jobber aktivitetsbasert flytter du deg mellom ulike fysiske løsninger avhengig av hva du jobber med og hvordan du ønsker å jobbe. Stillesoner, sosiale møteplasser, samtalerom, biblioteker, kreative arenaer, kaffebar, kanskje et område hvor et prosjektteam sitter fast så lenge prosjektet varer.

For at dette skal fungere må teknologien fungere. Nettforbindelsen følger deg overalt, du kan bruke skjermer på veggene til å trådløst vise frem skjermen fra din laptop, du kan lett koble inn folk som sitter på hjemmekontoret eller ute på andre lokasjoner i videosamtaler. Det er enkelt å dele informasjon med andre.

Ikke et sted, men en tilstand

Denne nye måten å jobbe på reflekterer hva mange opplever og føler i dag: at «jobb» ikke lenger er noe du gjør på et bestemt sted, men en tilstand du befinner deg i.

Og da kommer den kanskje viktigste dimensjonen inn i bildet: den menneskelige.

— Når folk snakker om aktivitetsbaserte arbeidsplasser, blir det lett overdrevet fokus på det kuleste rommet, den feteste akustikken, de tøffeste møblene, sier Mette Hopsdal. — Man kan lett undervurdere menneskedimensjonen. At vi tok den med som en like viktig dimensjon som de andre to tror jeg er den viktigste grunnen til at vi har lykkes.

— Et flytteprosjekt som dette handler om endring, og da er ikke det viktigste at man bytter lokaler, men at de nye lokalene fører til endring i måten man jobber på. Dette er en prosess, ikke noe som skjer over natten.

— Det er lett å gå inn i et aktivitetsbasert kontor og tenke slik man gjorde da man jobbet mer tradisjonelt, så vi utfordrer hverandre til å endre tankesettet vårt. Må man for eksempel være inne på et møterom for å ha et møte?

For ice sin del handlet det om å vri hodene på folk bittelittegrann slik at samarbeid, kunnskapsdeling, engasjement, selvledelse og eierskap til resultatene erstattet linjeledelse og kontroll.

— Det handler om tillit, sier Mette.

Endring og involvering

Men endring fordrer involvering. De færreste har noe imot endring hvis de forstår hvorfor, får all relevant informasjon og også føler at de er aktivt involvert i endringene.

— Et eget underprosjekt fikk jobben med å finne den optimale kaffen og maskineriet som skal til for å lage den. De smakte seg gjennom hele Oslo. Og det kreative rommet rett borti gangen for meg her hadde vi ikke noen konkrete tanker om hvordan skulle være. Det ble planlagt, utformet og realisert av dyktige medarbeidere som ønsket å være med i akkurat dette underprosjektet, og som tok oppgaven på alvor.

— Dette er skikkelig spennende alt sammen. Men — er det lønnsomt?

— Absolutt, svarer Mette Hopsdal. — Vi har økt produktivitet og stabilt lavt sykefravær. Vi ser også at kontoret og arbeidsmåten vår gjør det lettere for oss å rekruttere. Folk kommer hit og spør om vi har en jobb til dem, «for her er det så kult». At vi for andre året på rad har blitt kåret av Great Place to Work som et av de beste stedene å arbeide i Norge hjelper også både med tanke på stolthet, produktivitet og tilgang på de beste hodene.