ERP 2023 Kommune-Norge må passe seg for denne ERP-fellen!

Mathisen har spesialisert seg på offentlige anskaffelser og har også erfaring med offentlig digitalisering gjennom 25 år, inkludert 18 av dem i Posten. Hun har bistått både store og små kunder, samt leverandører i en rekke ERP-prosjekter. Hun mener ERP-anskaffelser er spesielle, fordi frekvensen på bytte av løsning naturlig nok foregår langt sjeldnere enn for en del andre IT-løsninger.

— Det å bytte ERP-løsning kan jo være beintungt for kunden. Det kan være dyrt og risikofylt, så du bytter jo ikke akkurat ERP hvert fjerde år. Dette er en løsning som gjerne varer i 10-20 år. Avtalemessig oppstår det dermed noen utfordringer. Kundene aner ikke hvordan virksomheten ser ut om 15 år, leverandørene vet ikke hvordan løsningene er om 15 år. Det avtalen skal gjøre er å regulere partenes rettigheter og plikter i hele avtaleforløpet, men det blir en utfordring når digitaliseringen går så kjapt, sier hun.

Tikkende bombe

Hun har omfattende erfaring med utforming av kontrakter og kontraktsforhandlinger innenfor alle typer IT-kontrakter. Anskaffelsesregelverket, som kommunene må følge, er en viktig rammebetingelse de må forholde seg til. 

Det er spesielt ett råd hun er nøye med å gi kommunene:  

— Å anskaffe helt nye løsninger eller kjøpe vesentlige oppgraderinger av løsninger man allerede har kan i utgangspunktet ikke gjøres uten ny konkurranse. Når du inngår en avtale må du ta høyde for at den ERP-løsningen som er valgt kan ende opp i skyen, hvis den ikke allerede er skybasert. Hvis avtalen ikke tar høyde for dette, vil anskaffelsesregelverket sette begrensninger i muligheten for å gjøre vesentlige endringer av kontrakten, sier hun og medgir at det kan by på utfordringer å definere uttrykket «vesentlig endring». 

— Det må gjøres en helhetsvurdering, hvor alt fra innhold, kvalitet, funksjonalitet til form og pris vurderes. Det kan være en vesentlig endring selv om prisen er den samme. På et eller annet tidspunkt vil ERP-løsningen din bli utdatert. Hvis du ikke har kunngjort at anskaffelsen også skal omfatte rett til vesentlige oppgraderinger, blir det feil å oppgradere til en mer moderne løsning fra den eksisterende leverandøren, fremfor å utlyse ny konkurranse i et marked hvor det eksisterer flere løsninger. Derfor er det essensielt at kommunene gjør en vurdering på hva som ligger innenfor lovlighetens grenser når de vet de står foran større IT-endringer, sier hun og fortsetter:

— Dette kan være en tikkende bombe. Det kan hende det sitter offentlige oppdragsgivere som har brutt loven, en del av dem kanskje mot bedre vitende. Dersom man ser på antall kunngjøringer av slike anskaffelser kontra antall kommuner, går ikke det regnestykket opp, sier Elin Mathisen, som imidlertid samtidig understreker at hun ikke kan konkludere 100 prosent med at norske kommuner har brutt eller bryter loven. 

Dersom loven faktisk blir brutt, kan kommunene bli ilagt en bot tilsvarende 15 prosent av kontraktssummen for ulovlige direkteanskaffelser. Det samme kan skje dersom avtaler uten tidsbegrensninger får skure og gå, uten at det åpnes for konkurranse om kontrakten. 

Hun oppfordrer derfor kommunene til å gjøre en grundig gjennomgang av den opprinnelige konkurransen som ble gjennomført da ERP-løsning ble anskaffet siste gang, før man bestiller oppgraderinger av løsningen.

Uansett mener hun det gir mening at flere kommuner som har slått seg sammen når de skal bytte ERP-system.

— Det er fornuftig, det er jo tullete at hver kommune skal gjøre denne jobben aleine. Disse kontraktene er kompliserte å tolke og dermed advokatvennlige, noe som er hyggelig for oss. Men de burde nok vært enklere, slik at terskelen blir lavere for mindre virksomheter, sier Elin Mathisen som er gjesteforedragsholder på ERP-konferansen den 30. oktober.

Sky ikke skykontraktene!

Retten til å gjøre endringer i avtalen er imidlertid ikke bare viktig for dem som er underlagt anskaffelsesregelverket. Hun er kanskje like opptatt av at aktørene i ERP-segmentet får kontraktsmaler som både gir mening og er mulige å fylle ut på en fornuftig måte.

Mathisen skal holde et foredrag om dette under årets store happening for ERP-bransjen, ERP 2023, som avholdes mandag 30. oktober i Oslo Kongressenter.

 At avtalen gir en rimelig risikofordeling mellom partene er viktig. Og hva skjer egentlig når avtalen utløper? 

Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) lanserte i 2021 en ny standardavtale, kalt «SSA-Sky», som omfatter tjenester knyttet til etablering og forvaltning av komplekse skytjenester. 

— Det har lenge vært mangel på gode kontraktsmaler, men for et par år siden kom endelig SSA Sky. Det er definitivt en utfordring at den er tung å bruke – bare innholdsfortegnelsen er på syv sider – så den passer klart best på store ERP-prosjekter, mener hun. 

I kontrakten beskrives det hva som skal leveres fra begynnelsen av, samt rettigheter og plikter som leverandøren har underveis i avtaleprosessen og i sluttfasen. Elin vil under ERP-konferansen gjøre noen dypdykk i kontraktene som vil være nyttige både for kunder og leverandører. 

Her kan du se hele programmet!

Her kan du melde deg på konferansen, som ledes av Bo Hjort Christensen!