Benkeforslaget i Sør-Øst; Styrets arbeid med foryngelse og å snu nedgang i medlemsmassen

For full oversikt over artikler og innlegg vedrørende denne saken, klikk her.

Styret i Sør Øst har hatt løpende fokus på fornyelse og foryngelse av Dataforeningen. Det har vært en vedvarende trend at medlemstallet har gått ned. Dette er en utvikling som har bekymret styret mer enn noe annet. Med en økende digitalisering i samfunnet og voksende andel av arbeidsføre befolkning engasjert i digitaliseringsarbeid burde foreningen være i kraftig vekst. Styrets ambisjon har vært å bidra til en slik vekst i foreningen.  

Vi har hatt tre hovedfokus

1. Rekruttere og involvere studenter og yngre arbeidstakere
2. Øke antall medlemmer, insentiver for medlemskap og engasjement som ildsjel
3. Gjøre Dataforeningen relevant og synlig

Rekruttering og involvering av studenter og yngre arbeidstakere

I en periode hadde vi studenter som trainee’er i styret. Målet var at de skulle tilføre styret kompetanse og delta i prosjekter som kunne engasjere og rekruttere studenter. Styret oppfordret også faggruppene til å gjøre det samme.

Erfaringen var imidlertid at studentene ofte ikke kom på møtene, og hadde liten tid til prosjekter. De hadde også sine egne miljøer, etablert gjennom studiestedene eller på tvers av disse.

Meningen var også å gi studentene erfaring fra styrearbeid. En del av temaene på styremøtet engasjerte ikke, særlig de mer formelle delene av styrearbeidet.

Vurderer egen arbeidsgruppe

Etter en periode uten traineer diskuterer vi nå om vi skal etablere en egen arbeidsgruppe bestående av noen studenter og noen fra styret for å jobbe frem konkrete prosjekter, og at studentene kun kommer på styremøter når arbeidsgruppens arbeid er tema.

Faggruppen Mine Data hadde en periode engasjerte studenter, men klarte ikke å holde på kontinuiteten.

Studenter betaler ikke medlemsavgift i Dataforeningen, og kan derfor gå gratis på alle møter for medlemmer. Men dette gjelder ikke seminarer og eventer, og vi har ingen spesielle studenteventer.

For å gi studenter mulighet for å delta på arrangementer uten betaling har vi tilbudt studenter å bistå på arrangementene som ansvarlig for sosiale medier, for eksempel på Software. Dette er populært. 

Styret har også anmodet valgkomiteen om å rekruttere unge inn i styret. I valgkomiteens forslag til nytt styre for kommende styreperiode er tre personer under 30 år.

Øke antall medlemmer, insentiver for medlemskap og engasjement som ildsjel

Medlemskapet i DND eies av hovedstyret. Distriktene får en andel av medlemsinntektene basert på distriktstilhørighet.

Når man ser på distriktenes økonomi er eventer den viktigste inntektskilde for Dataforeningen Sør-Øst, men ser man foreningens økonomi under et, alle fire enheter, er medlemskap viktigst. Dette er med på å styrke argumentet for én forening.

Men styret i Dataforeningen Sør-Øst har ikke latt organiseringen stå i veien for fokuset. Vi mener det er Sør-Øst-styrets ansvar å bidra til å pleie og ivareta medlemmene.

Vi mener det utrolig brede tilbudet av eventer faggruppene i Sør-Øst produserer er med på å gjøre det attraktivt å være medlem i Dataforeningen.

Det er imidlertid en utfordring at det arrangeres gratis arrangementer hvor ikke-medlemmer får delta. Det undergraver verdien av medlemskap.

Ytere og nytere

Styret har også erfart at forholdet mellom de som yter — engasjerte ildsjeler — og de som kun nyter er i en uheldig utvikling. Mange opplever at de bidrar svært mye, og får lite igjen. Andre opplever at det er vanskelig å få plass rundt bordet. 

Vi er ca. 350 ildsjeler og 7000 medlemmer i Dataforeningen Sør-Øst. Vi skulle gjerne bidratt til at mange flere av de 7000 medlemmene ble ildsjeler, eller i det minst fikk en mye tettere relasjon og lojalitet til foreningen. På faggruppeledernettverket nå 5. mars er det derfor invitert til møte for å presentere tiltak som kan bidra til dette.

Enklere faggruppeordning

Mange faggrupper fungerer bra og andre sliter. Styret har ingen intensjoner om å gjøre endringer mot faggruppenes ønsker og behov. Men vi forslår en ny struktur for nye grupper, og for de eksisterende faggrupper som ønsker det.

Dette vil innebære at nye medlemmer får mulighet for å melde seg inn i faggrupper, ikke bare motta mailer vedrørende fagområder de er opptatt av.

Det skal også bli lettere å etablere nye grupper.

Styret i Sør Øst har hatt løpende dialog med faggruppeledere for å få kunnskap om hvordan Servicekontoret og styret kan bidra. Ønsker og behov er formidlet videre som innspill til valg av løsninger for nettsider og medlemssystem. Men uheldigvis har ikke disse prosessene gått helt som ønsket og det er valgt systemer og løsninger som ikke underbygger ønsket utvikling.

Styret har løpende fokus på dette. Vi har forespurt om status og tilbudt oss bistand både i form av tid og penger. Vi kan forså at det er frustrasjoner knyttet til mangel på resultater.

Styret opplever at mangel på gode løsninger er til hindrer for å skape nye medlemsstrukturer og har vanskeliggjort moderne medlemspleie og fasilitering. Vi blir ikke det verdinettverket vi ønsker å være i på alle flater både digitalt og fysisk.

Tiltakene vi har foreslått

Styret i Sør-Øst har iverksatt flere tiltak. Blant annet kan nevnes:

• Etablering av bransjemedlemskap – Helse
• Etablering av Snit — asjonalt nettverk for IT-ledere
• Innføring av Fredag Morgen og Alvorlig talt, som sener er arrangementer overtatt av Hovedstyret
• Støtte til NorHIT
• Støtte til oppbygging av Lær Kidsa Koding
• Støttet innføring av bedriftsmedlemskap for lettere håndtering av medlemskap for bedrifter med mange medlemmer

I tillegg har Sør-Øst bedt Servicekontoret og Hovedstyret etablere sider om medlemskap på engelsk, bedre sider for synliggjøring av fordeler med medlemskap, arbeide med nye medlemskapsfordeler og at generalsekretæren sender nyttårsbrev til alle medlemmer.

Styret har også bedt om at det fremover sendes personifiserte velkomsthilsen til alle nye medlemmer. 

Gjøre dataforeningen relevant og synlig

Sør-Øst var også pådriver for å få ansatt en egen generalsekretær. Det har økt foreningens synlighet vesentlig og gitt innpass mot mange bedrifter. Dette har imidlertid ikke gitt utslag i flere medlemmer ennå, men ved endrede medlemsmodeller som styret har besluttet er det grunn til å tro at DND nå har fått på plass et fundament som fremover vil øke medlemstallet.

Dataforeningen Sør-Øst har også engasjert egen støtte til kommunikasjonsarbeid for å støtte faggruppene og bedre informasjonsflyten ut til medlemmene. Dette øker synlighet og har trolig bidratt i deltagerveksten på de aller fleste arrangementer.

Det var også Sør-Øst styret som finansierte etableringen og driften av Fredag morgen og Alvorlig talt. To arrangementer som generalsekretær Christian Torp tok initiativ til og fortjener full ære for. Dette er to arrangementer som virkelig har satt Dataforeningen på kartet. Ansvaret for disse arrangementene har senere blitt overlatt til DND Hovedstyret.  

Videre har det vært viktig å få på plass gode IT-løsninger som kunne understøtte ildsjeler i å kommunisere og nå medlemmer, gi handlingsrom for satsninger, markedsføre arrangementer og produkter, effektivt håndtere eventer med påmeldinger, foredragsholdere, budsjetter og regnskap, sponsorer, presentasjoner, streaming mm. Her gjenstår dessverre fortsatt mye arbeid og dette er en stor utfordring for å få underbygge effektiv hverdag for ildsjeler.

Fremover

Styret i DND SØ vil presse enda sterkere på for å få på plass gode IT-løsninger og få tettere involvering av ildsjeler i arbeidet slik at vi sikrer rett prioritering i den videre utvikling.

Satsning på foryngelse og rekruttering har ikke gitt resultater og må fortsette med full styrke Det er et arbeid som aldri tar slutt. Noen viktige grunnsteiner er på plass, men fortsatt mye hardt arbeid. Styret tar gjerne imot gode ideer og forslag til prosjekter, aktiviteter og tiltak som kan trekke i riktig retning. Vi du være ildsjel og bidra hører vi også gjerne fra deg. Send en e-post til Signe Iversen (signe.iversen@dataforeningen.no).