ERP 2023 Sendte stor kommune-delegasjon til Oslo for å kickstarte ERP-prosjektet sitt

De ansatte fra Stavanger kommune ønsker å skaffe seg påfyll til neste fase av prosjektet. De må imidlertid være kjappe med påmeldingen. I fjor måtte Dataforeningen stoppe på 378 påmeldte deltakere – da var det utsolgt!

Stavanger kommune startet i 2022 et prosjekt for å erstatte den gamle ERP-løsningen. For en organisasjon på 12 000 ansatte, som har ansvaret for å administrere 13 milliarder kroner årlig, er det vesentlig at både funksjonalitet og driftssikkerhet i et nytt forretningssystem er på stell.

– Dette er et stort, krevende og viktig prosjekt for hele organisasjonen. Et første skritt i anskaffelsesprosessen er å bygge opp kompetanse. Hvordan gjennomføre anskaffelser, hva er viktig å huske på, hvilke leverandører finnes i markedet, og hva kan markedet tilby til oss? Vi var en god delegasjon som deltok på ERP-konferansen i fjor for å bygge opp denne kompetansen, sier Lars Christian Tufte, rådgiver for innovasjon og digitalisering i Stavanger kommune.

Kommunens prosjekt er delt inn i tre faser: Behov og markedsdialog, anskaffelse og implementering. Deltakelsen i ERP-konferansen 2022 utgjorde starten av første fase. Tufte var spent på om innholdet ville være aktuelt for ansatte i kommunal sektor.

– Vi fikk absolutt et godt utbytte av samlingen. Det var mye faglig påfyll i løpet av kort tid. Vi opplevde også at det var innhold som traff de fleste sektorer, inkludert kommunal sektor. Det ble en veldig god start til vår egen kartlegging av både løsninger og integrasjoner, sier han.

Årets konferanse går av stabelen mandag 30. oktober på Oslo Kongressenter. Meld deg på her!

Trengte ekstern hjelp for å bygge felles forståelse
De fleste større endringer i en organisasjon kan fort skape usikkerhet. Bytte av et virksomhetskritisk forretningssystem er intet unntak. Derfor sikret kommunen seg i kjølvannet av ERP 2022.

– Vi ønsker å utvide denne kompetansen hos flere ansatte som får en viktig rolle i anskaffelsen og implementeringen av ny løsning. Vi inviterte derfor Bo Hjort Christensen til Stavanger i etterkant av fjorårets konferanse for å gjennomføre en halvdagssamling med 80 ledere og rådgivere. Vi hadde behov for å bygge en felles forståelse i kommunen for endringene som kommer, forklarer Lars Christian Tufte.

Bo Hjort Christensen, som har ledet ERP-konferansen siden starten i 1999, har en lang karriere som høyskolelektor på Handelshøyskolen BI, rådgiver, forfatter og ERP-analytiker. På halvdagssamlingen i Stavanger ble han tatt godt imot.

– Vi fikk vi en veldig god forankring og forståelse hos flere rådgivere og ledere som berøres av anskaffelsen. Det ble en skikkelig kickstart for prosjektet, sier Tufte.

I boken «Forretningsutvikling og digitalisering» (2021), som vil være tilgjengelig på ERP 2023, ser Christensen nærmere på tekniske, økonomiske og prosessuelle problemstillinger ved anskaffelse av ERP-systemer. Han mener kommunens store delegasjon og tette oppfølging etter konferansen med all tydelighet viser at de tar anskaffelsesprosjektet på alvor.

– Det er en forbilledlig tilnærming. Å sondere markedet i forkant av en anskaffelse er avgjørende viktig for mentalt å åpne seg for nye muligheter og ikke minst for å «riste av seg» litt av det gamle, sier han og forteller hvilke råd han ga kommunen:

– Mitt hovedbudskap var å vektlegge at man i prinsippet anskaffer to kjernesystemer innenfor to hovedprosessdomener, nemlig HR/Lønn og Regnskap/Innkjøp. Dette er områder som hver for seg må rigges med de beste løsningene. Det andre budskapet var at skybaserte integrasjoner krever litt ny tenkning og ofte krever en egen integrasjonsplattform der man kan overvåke integrasjonene og reetablere dem når noe går galt. Det tredje budskapet var å introdusere et såkalt «Cloud Mindset», et tankesett som kjennetegnes ved åpenhet for endring i prosessene og en mer aktivt deltakende rolle i selve implementeringen, sier han.

Tilbake igjen i år

I år er det 24. gang Bo Christensen entrer scenen for å lede den store ERP-konferansen. Da stiller representanter fra Stavanger kommune nok en gang opp som deltakere, dog ikke i samme antall som i fjor.

– Vi er nå kommet til anskaffelsesfasen og vil frem mot kunngjøring av anskaffelse bygge opp avtaledokumentene etter erfaring og innsikt som er tilegnet i første fase. Årets program gjentar fjorårets oppskrift og inneholder både faglig påfyll og nytt fra leverandørmarkedet. Webinarene ser også veldig nyttige ut, da de tar for seg temaer som er krevende å ta innover seg, sier Lars Christian Tufte.

De tre webinarene fokuserer på hvordan man skal beregne eierskapskost, hvordan en RFI (informasjonsforespørsel) utformes, samt hvilke avtalemodeller som finnes og hva vi bør tenke på.

Tufte får støtte av rådgiver Geir Pedersen i Gritera. Pedersen er en ildsjel i Dataforeningen og leder faggruppen «Dataforeningens nettverk for IT-ledere» (SnIT).

– Årets program er som vanlig fullspekket med relevante temaer for dem som har interesse for anskaffelse og implementering av ERP og andre forretningssystemer. Alle som vurderer å investere i nye forretningssystemer vil ha stort utbytte av konferansen. Som uavhengig rådgiver innen anskaffelse av forretningssystemer er det en fin arena for å høre hva de ulike systemleverandørene legger vekt på og utveksle erfaringer med bransjekollegaer. Og jeg regner med at Bo som alltid vil levere på scenen, godt oppdatert på det som rører seg i ERP-markedet, sier Pedersen.

Årets konferanse går av stabelen mandag 30. oktober på Oslo Kongressenter. Meld deg på her!

Bred tilnærming til forretningssystemer

Et utdatert ERP-system kan utgjøre et alvorlig hinder for forretningsutviklingen i en virksomhet.

– Om man har feil verktøy greier man ikke omstillingen og risikerer i verste fall å bli utkonkurrert, mener Hogne Engdahl, virksomhetsrådgiver i Stratsys. Han leder både programkomiteen til ERP 2023 og Dataforeningens fagstyre for faggruppen «Forretningssystemer og logistikk».

– På de første seminarene stilte det deltakere med ERP-systemer som ble byttet ut hvert tiende år. De trodde det skulle være enkelt å velge nytt system. Mange besøkte seminaret for å få tilført kompetanse og erfaring med anskaffelser av ERP-systemer. I dag er det skybaserte løsninger og kontinuerlige leveringsprosesser med løpende forbedringer som gjelder. Da kan man ta i bruk ny funksjonalitet uten å måtte bytte system, sier han og mener at Stavanger kommune må ta litt andre hensyn enn det private næringsliv:

– For en kommune er det essensielt med åpne standarder, som gjør at data flyter på tvers av organisasjonen. De må kvitte seg med proprietære system som ikke er integrasjonsvennlige. Kommunene har en utfordring i å levere mange forskjellige innbyggertjenester og bruker forskjellige fagsystemer. Derfor må forretningssystemene takle flere lag og dimensjoner. I tillegg skal man i offentlig forvaltning ta hensyn til bærekraft i en helt annen grad enn før, inkludert fremleggelsen av klimabudsjett, sier Hogne Engdahl og mener det gir klare føringer for kommunal sektor.

– De må velge miljøsertifiserte leverandører. I altfor stor grad ser aktørene på det som er gjort tidligere. Moderne tider krever at man hever blikket og orienterer seg om det som finnes i markedet i dag. Det beste stedet å gjøre dette er helt klart på ERP 2023.

Årets arrangement «ERP 2023» går av stabelen mandag den 30. oktober på Oslo Kongressenter.

Her kan du lese mer om årets konferanse